E-Mail-Vorlagen

Einstellungen > E-Mail > E-Mail-Vorlagen

Themen bzw. Einstellungen dieses Kapitels:

1) Info: E-Mail-Vorlagen

2) Eine neue E-Mail-Vorlage erstellen

3) Die Funktion von Platzhaltern in E-Mail-Vorlagen

4) Übersicht der verfügbaren Platzhalter

5) Darstellung der Artikelpositionen

6) E-Mail-Versand

7) SPAM

8) E-Mail-Vorlagen testen

9) Verwendung von IF/ELSE-Logik in E-Mail-Vorlagen

Wenn Sie Einträge, Einstellungen oder Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie vor Verlassen eines Bereichs jeweils auf das Speichern-Symbol, um Ihre Konfiguration zu sichern.

1) Info: E-Mail-Vorlagen

Alle E-Mails, die über plentyMarkets versendet werden, basieren auf E-Mail-Vorlagen. Diese werden unter Einstellungen > E-Mails > E-Mail-Vorlagen verwaltet. Sie können die E-Mail-Vorlagen dort lesen und ändern, sowie neue Vorlagen erstellen. Ein Webshop enthält bereits verschiedene vorkonfigurierte E-Mail-Vorlagen.

Bild 1: Menü E-Mail-Vorlagen

Daten anhängen

Für alle E-Mail-Vorlagen können Sie bis zu zwei Anhänge definieren: PDF-Dokumente aus dem Bereich Fulfillment (z.B. Rechnungen) oder andere Dateien (z.B. ein Artikelprospekt oder eine Anleitung) können standardisiert über E-Mail-Vorlagen an Ihre Kunden verschickt werden. Für die Eingangsbestätigung Webshop Bestellung wären z. B. die Widerrufsbelehrung und Ihre AGB im PDF-Format eine sinnvolle Ergänzung.

2) Eine neue E-Mail-Vorlage erstellen

Eine neue E-Mail-Vorlage erstellen:

1. Klicken Sie auf das Tab Neue E-Mail-Vorlage.
2. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.
3. Klicken Sie auf das Speichern-Symbol, um die Einstellungen zu sichern.

Tab. 1: Einstellungen Neue E-Mail-Vorlage

Die Verwendung von HTML-formatiertem Text ist zu empfehlen, da der Link zur Auftragsabwicklung / Checkout sehr lang sein kann. Bei reinen Text-E-Mails kann das zu Zeilenumbrüchen führen, wodurch der Link beschädigt werden kann. 

3) Die Funktion von Platzhaltern in E-Mail-Vorlagen

Die wichtigsten Platzhalter sind jeweils unter den Textfenstern angeordnet, über den Bereich Verfügbare Platzhalter erhalten Sie eine vollständige Auflistung.

Platzhalter in E-Mail-Vorlagen sind immer von eckigen Klammern [ ... ] eingeschlossen.
Anstelle des Platzhalters wird dann vom System automatisch der vom Platzhalter definierte Inhalt abgebildet. In der E-Mail wird dann nur noch der Inhalt dargestellt.

4) Übersicht der verfügbaren Platzhalter

Liste aller Platzhalter für E-Mail-Vorlagen

Tab. 2: Platzhalter für den Inhalt von E-Mail-Vorlagen

Erläuterung der Platzhalter

Tab. 3: Erläuterung der Platzhalter für den Inhalt der E-Mail-Vorlagen

Möglichst in jeder E-Mail an den Kunden sollte der Link zur Auftragsabwicklung (Platzhalter: [URL_Checkout]) enthalten sein, da der Kunde darüber jederzeit den aktuellen Status seines Auftrags einsehen kann.

5) Darstellung der Artikelpositionen

Die Artikelpositionen eines Auftrags werden durch den Platzhalter [ArticleList_Text] - für Text-E-Mails - bzw. [ArticleList_HTML] - für HTML-E-Mails - angezeigt. Die Anzeige der Artikelpositionen konfigurieren Sie wie nachfolgend beschrieben. 

Platzhalter für die Gestaltung der Artikelpositionen

Tab. 4: Platzhalter für die Anzeige der Artikelpositionen

Anzeige der Artikelpositionen konfigurieren:

1. Positionieren Sie den Platzhalter [ArticleList_Text] bzw. [ArticleList_HTML] an der Stelle im Tab Inhalt der E-Mail, wo die Artikelpositionen angezeigt werden sollen.
2. Kopieren Sie die Platzhalter aus dem Tab Platzhalter Artikel-Liste, die Sie für die Artikelpositionen benötigen (siehe nachfolgendes Beispiel) und fügen Sie sie im Tab Artikel-Liste ein (siehe Bild 2).
   

   Zur Formatierung können Sie z. B. Tabulatoren, die Sie aus einem Textprogramm kopiert haben, zwischen den Platzhaltern einfügen.

3. Klicken Sie auf das Speichern-Symbol, um die Einstellungen zu sichern.
4. Prüfen Sie anhand der Vorschau der E-Mail in einem Auftrag (auf das Icon E-Mail-Service in einem Auftrag klicken), ob die Anzeige Ihren Vorstellungen entspricht (siehe Bild 3).

Bild 2: Platzhalter im Tab Artikel-Liste für Artikelpositionen

Beispiel:

Das Beispiel in Bild 2 enthält Platzhalter zur Anzeige von Artikel-ID, Artikelname und Preis der Artikelpositionen. Die Anzeige beginnt mit einem Bindestrich, dieser wird dann jeweils zu Beginn einer Zeile auch bei mehreren Artikelpositionen angezeigt. Damit die Anzeige mehrzeilig "funktioniert" fügen Sie am Ende der Zeile durch Drücken der Enter-Taste einen Zeilenumbruch ein.

Die Platzhalter in diesem Beispiel ergeben folgende Anzeige in der E-Mail:

Bild 3: Anzeige der Artikelpositionen in der E-Mail

Der Aufbau einer Artikelpositionenzeile kann pro E-Mail-Vorlage und Sprache einzeln konfiguriert werden. Dies ist optional möglich. Wird dies nicht vorgenommen, wird von plentyMarkets eine Standardauflistung der Artikelpositionen ausgegeben.

Auch bei der Konfiguration der Artikelpositionen kann IF-ELSE Logik verwendet werden.

6) E-Mail-Versand

Für den Versand von E-Mails müssen im Bereich Einstellungen > E-Mail > E-Mail-Konten Benutzerdaten hinterlegt werden.
Diese Daten sind von dem jeweiligen Provider erhältlich und stimmen mit den Daten, die in Ihrem E-Mail-Programm (Outlook, Thunderbird, ...) hinterlegt sind, überein.

7) SPAM

Wir bieten die Möglichkeit, E-Mail-Konten auf unseren Systemen einzurichten, wenn eine Domain bei uns gehostet wird. Leider versenden unsere Kunden sehr viele Werbe-E-Mails / Newsletter und löschen nur selten ungültige E-Mails aus der Datenbank. Dadurch werden E-Mails, die über unsere eigenen Systeme versendet werden, phasenweise pauschal als unerwünschte Nachricht oder SPAM markiert.

Sollte dies bei Ihren E-Mails gehäuft auftreten, sollten Sie Ihre E-Mails ggf. über einen externen Anbieter versenden.

8) E-Mail-Vorlagen testen

Jede Änderung an einer Vorlage sollte über den Mailservice eines Auftrags getestet werden. Besonders die korrekte Funktionsweise des Links zur Auftragsabwicklung sollte dabei geprüft werden.

eBay-Nachrichten

Nachdem ein Kunde einen Artikel über eBay erworben hat, wird in plentyMarkets automatisch ein Auftrag angelegt. Danach wird eine E-Mail mit dem Link zur Kaufabwicklung an den Kunden gesendet, wenn eine E-Mail-Vorlage im Bereich Einstellungen > E-Mail > E-Mail-Einstellungen, Abschnitt Automatischer E-Mail-Versand definiert wurde.

Parallel zum E-Mail-Versand kann dem Kunden auch eine Nachricht über das eBay-Nachrichtensystem gesendet werden.

Dazu muss im Bereich Märkte > eBay > Einstellungen, Abschnitt eBay-Nachricht nach Kauf ein Text in der Sprache des Käufers hinterlegt werden. Achten Sie darauf, dass dieser Text nur zwei Zeilen lang ist, sonst wird dieser von eBay weder angenommen, noch zugestellt.

Am Ende dieses Textes fügt plentyMarkets automatisch den Link zur Kaufabwicklung ein.

Beispiel eBay-Nachricht:

Bitte besuchen Sie unsere Kaufabwicklung und prüfen Sie Ihre Lieferanschrift.

Kopieren Sie dazu diesen Link in Ihren Internet-Browser: 

Beispiel E-Mail-Vorlage (eBay):

Diese E-Mail-Vorlage ist für den Versand nach einem Kauf über eBay gedacht.

Richten Sie eine entsprechende Vorlage im Bereich Einstellungen > E-Mail > E-Mail-Vorlagen ein und definieren Sie im Bereich Einstellungen > E-Mail > E-Mail-Einstellungen Abschnitt Automatischer E-Mail-Versand, dass diese Vorlage bei einem Kauf über eBay automatisch versendet werden soll.

Sehr geehrte(r) [Kunde_Name],

herzlichen Glückwunsch zur gewonnenen Auktion!

Um die Kaufabwicklung so einfach wie möglich zu gestalten, klicken Sie bitte auf den nachfolgenden Link
oder kopieren Sie diesen in die Adresszeile Ihres Browsers. 

Sie können über die Kaufabwicklung Ihre Daten einsehen und ändern, sowie unsere Bankdaten einsehen.
Verwenden Sie für Überweisungen immer den dort hinterlegten Verwendungszweck. 

[URL_Checkout]

9) Verwendung von IF-ELSE Logik in E-Mail-Vorlagen

In E-Mail-Vorlagen kann IF-ELSE Logik nach den Regeln des Layout-Generators verwendet werden.

In diesem Beispiel werden die Bankdaten nur angezeigt, wenn die Zahlungsart Vorkasse (Id = 0) gewählt wurde.

Sehr geehrte(r) [Name],

...

[IF::[Method_of_PaymentID]==0]

B A N K D A T E N 

Bitte überweisen Sie den Betrag von [InvoiceTotal] [Currency] auf folgendes Konto:

Kontoinhaber:  [Bank_Owner]
Kontonummer: [Bank_Account]
BLZ  [Bank_Code] ([Bank_Name])
Verwendungszweck: Order [OrderID] 

Bankverbindung für EU-Standardüberweisungen:
Kontoinhaber: 
IBAN              [Bank_IBAN]            
BIC/SWIFT:    [Bank_Swift]
Verwendungszweck: Order [OrderID] + Kunde [CustomerID]

[ENDIF]

...

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