Gutschrift
Aufträge > Aufträge bearbeiten > Aufträge suchen (Typ: Gutschrift)
Themen bzw. Einstellungen dieses Kapitels:
Wenn Sie Einträge, Einstellungen oder Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie vor Verlassen eines Bereichs jeweils auf das Speichern-Symbol, um Ihre Konfiguration zu sichern.
1) Info: Gutschrift
Mit plentyMarkets können Sie Gutschriften anlegen und für Ihre Buchhaltung im Format DATEV exportieren.
Bevor Sie eine Gutschrift anlegen
Prüfen Sie den Standard-Status für Gutschriften im Menü Aufträge Aufträge > Einstellungen > Grundeinstellungen > Basiseinstellungen, passen Sie diesen ggf. an und speichern Sie die Einstellungen.
Basiseinstellungen speichern
Die Speicherung sollte auch gerade dann erfolgen, wenn Sie dieses Menü noch nie gespeichert haben, da nur dann die Einstellungen dieses Menüs wirksam sind, somit speichern Sie das Menü auch dann, wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben.
2) Eine Gutschrift anlegen
Soll zu einem bestehenden Aufrag eine Gutschrift angelegt werden, so muss der Auftrag im Menü Aufträge geöffnet werden.
Auftrag suchen:
- Suchen Sie den gewünschten Auftrag z.B. durch Eingabe der ID oder der Kundendaten in der Auftragssuche.
-
Öffnen Sie anschließend den betreffenden Auftrag mit einem Klick auf das Stift-Symbol (neben der Auftrags-ID).
⇒ Der Auftrag wird in einem eigenen Tab geöffnet (siehe Bild 1).
Durch Wahl der Option Gutschrift anlegen im Tab Übersicht (siehe Bild 1) wird ein neuer Gutschriftauftrag in plentyMarkets erzeugt. Hierbei handelt es sich um einen speziellen Auftrag mit allen Artikeln und Preisen des verknüpften Originalauftrags.
Gutschrift anlegen:
-
Klicken Sie im Tab Übersicht eines Auftrags im Dropdown-Menü Gutschrift auf die Einstellung anlegen.
⇒ Die Gutschrift wird in einem eigenen Tab geöffnet.
Bild 1: Eine Gutschrift anlegen
Sie können die Optionen der Artikel einer Gutschrift im Tab Bearbeiten ändern oder auch nicht zutreffende Artikel aus der Artikelauflistung der Gutschrift löschen (siehe Bild 2). Unter anderem ist es auch möglich, die Menge eines Artikels in der Gutschrift zu ändern. Sie erkennen änderbare Optionen an den entsprechenden Textfeldern, Dropdown-Menüs oder Textlinks. Weiterhin finden Sie jeweils rechts Icons zu den Bereichen Warenbestand und Nachbestellung anlegen. Das Löschen-Icon entfernt den jeweiligen Artikel aus der Gutschrift.
Nicht in einer Gutschrift änderbare Optionen, wie z.B. das Lager müssen Sie ggf. im Auftrag vor Anlegen der Gutschrift ändern, sollte dies nötig bzw. von Ihnen gewünscht sein.
Bild 2: Eine Gutschrift anlegen; Artikeloptionen ändern
Im Tab Übersicht des Auftrags steht rechts der Hinweis Gutschrift vorhanden, wenn eine Gutschrift zu dem betreffenden Auftrag angelegt wurde. Wurde zu einem Auftrag eine Gutschrift erzeugt, ist diese im Tab Einstellungen über das Dropdown-Menü Gutschrift suchen verlinkt.
Zu einem Auftrag können mehrere Gutschriften angelegt werden.
3) Gutschriftbeleg erstellen
Prüfen Sie die Artikelpositionen und ändern Sie die Optionen, bevor Sie einen Beleg der Gutschrift im Tab Belege erzeugen.
Beleg für Gutschrift erstellen:
- Wählen Sie die Option Gutschrift aus dem Dropdown-Menü unter Beleg erstellen.
- Klicken Sie auf den Link Beleg erstellen.
Bevor Gutschriftenbelege erzeugt werden können, muss dieses Dokument im Bereich Aufträge > Einstellungen > Fulfillment eingerichtet werden.
4) Warenbestand zurückbuchen
Wenn beim Hauptauftrag bereits der Warenausgang gebucht wurde und die Waren wieder in das Lager eingebucht werden sollen, kann dies in der Gutschrift im Tab Einstellungen vorgenommen werden.
Warenbestand einbuchen:
- Klicken Sie unter Warenbestand auf den Link Warenbestand einbuchen.
- Wählen Sie im folgenden Fenster die gewünschte Option entsprechend den Erläuterungen in Tabelle 1.
- Klicken Sie auf das Speichern-Symbol, um die Einstellungen zu sichern.
Bild 3: Gutschrift; Optionen der Rückbuchung des Warenbestandes
Erläuterungen zu den Optionen:
| Eintrag/Einstellung | Erläuterung |
|---|---|
| Warenausgang komplett zurücksetzen | Setzt den Warenausgang vollständig zurück, auch das Datum des Warenausgangs wird gelöscht. |
| Warenbestand zurückbuchen | In diesem Bereich werden die Artikel vollständig oder teilweise zurückgebucht. |
| Komplette Menge wählen | Bei Klick auf dieses Icon wird unter Rückbuchen jeweils die komplette Menge des Artikels im Auftrag eingetragen. |
| Komplette Menge abwählen | Setzt die Artikelmengen unter Rückbuchen jeweils auf Null. |
| Rückbuchen | Tragen Sie hier jeweils die Artikelmengen ein, die zurückgebucht werden sollen, wenn Sie Teilmengen zurückbuchen möchten. |
| Lager | Wählen Sie das Lager, in das die Artikel zurückgebucht werden sollen. |
| Menge im Auftrag | Zeigt die Menge der jeweiligen Artikel an, die im Auftrag enthalten sind. |
| Zurückgebucht | Zeigt bereits zurückgebuchte Artikelmengen an. |
| ID | ID des Artikels. |
| Artikel | Name des Artikels. |
Tab. 1: Gutschrift; Optionen der Rückbuchung des Warenbestandes
Wurde beim Hauptauftrag noch kein Warenausgang gebucht, erfolgte für die Artikelpositionen auch noch keine Reduzierung des physikalischen Warenbestands. Befindet sich der Hauptauftrag in einem Auftragsstatus kleiner 7, werden die Artikelmengen im Warenbestand weiterhin reserviert / geblockt. Es empfiehlt sich in diesem Fall, den Auftragsstatus des Hauptauftrags auf 8 (Storniert) zu ändern.
5) Eine Gutschrift suchen
In der Auftragssuche kann auch nach Gutschriften gesucht werden. Um alle Gutschriften anzuzeigen, wählen Sie unter Status die Auswahl ALLE und unter Typ die Option Gutschrift. In der Auftragsübersicht wird bei Gutschriften neben der Auftrags-ID noch ein Hinweistext angezeigt (z. B. Gutschrift für Auftrags-ID: 13391).
6) Eine Gutschrift löschen
Sie können eine Gutschrift, auch direkt nachdem Sie diese angelegt haben, durch Klicken auf das Löschen-Symbol im oberen Bereich der Gutschrift wieder löschen.
