Auftragsstatus

Aufträge > Einstellungen > Auftragsstatus

Themen bzw. Einstellungen dieses Kapitels:

1) Info: Auftragsstatus

2) Statusübersicht einrichten

3) Standard-Auftragsstatus

4) Wie erfolgt die Statuszuordnung?

5) Auftragsstatus sinnvoll verwenden

6) Besondere Auftragsstatus 5.1 und 7.1

7) Bezeichnungen ändern und Status-Einträge erweitern

Wenn Sie Einträge, Einstellungen oder Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie vor Verlassen eines Bereichs jeweils auf das Speichern-Symbol, um Ihre Konfiguration zu sichern.

1) Info: Auftragsstatus

Ein Auftrag befindet sich permanent in einem bestimmten Status. Der Auftragsstatus ändert sich automatisch beim Eintritt bestimmter Ergeignisse (z. B. Durchlauf der Auftragsabwicklung, Zahlungseingang, Rechnungsdruck), kann aber auch manuell geändert werden. Generell dient der Auftragsstatus zur besseren Auftragsselektion (Suche) über den Bereich Aufträge oder zur Filterung bestimmter Aufträge, um eine automatische Aktion ausführen zu können (siehe: Aktions-Manager).

Übrigens lautet der Plural für den Begriff Status gleich dem Singular. Eine sinngleiche Bezeichnung dafür ist Zustand.

2) Statusübersicht einrichten

Damit die Statusübersicht angezeigt wird, muss die jeweilige Sprache eingerichtet werden, wenn noch nicht geschehen.

Wurde noch keine Sprache eingerichtet, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Bild 1: Menü Auftragsstatus; Tab Neue Sprache

Sprache für Statusübersicht einrichten:

  1. Öffnen Sie das Menü Auftragsstatus (Pfad siehe oben).
  2. Klicken Sie auf das Tab Neue Sprache.
  3. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus dem Dropdown-Menü.
  4. Klicken Sie auf das Speichern-Symbol, um die Sprachversion anzulegen.
    ⇒ Die Sprachversion wird angelegt.
  5. Passen Sie die Bezeichnungen in der Spalte Eigene Bezeichnung für die jeweilige Sprache an.

3) Standard-Auftragsstatus

Die folgenden Statuseinträge sind in der Grundeinstellung in Ihrem plentyMarkets-System bereits vorhanden.

  • [1] Unvollständige Daten
    • [1.1] Warten auf Zahlung & Freischaltung 
    • [1.2] Freigeschaltet, warten auf Zahlung
  • [2] Warten auf Freischaltung
  • [3] Warten auf Zahlung
    • [3.1] Start PayPal-Zahlungsprozess
    • [3.2] In Warteposition
    • [3.3] Versandfertig; warten auf Zahlung
    • [3.4] Mahnung versendet  
  • [4] Warten auf Ware
  • [5] Freigabe Versand
    • [5.1] Abwicklung extern
  • [6] Gerade im Versand
  • [7] Warenausgang gebucht
    • [7.1] Auftrag exportiert
  • [8] Storniert
    • [8.1] Storniert durch Kunden
  • [9] Retoure
    • [9.1] Ware wird geprüft
    • [9.2] Warten auf Retoure von Großhändler
    • [9.3] Gewährleistung eingeleitet
    • [9.4] Umtausch eingeleitet
    • [9.5] Gutschrift angelegt
  • [10] Gewährleistung
  • [11] Gutschrift
    • [11.1] Gutschrift ausgezahlt

Bei individuellen Lösungen kann diese Liste durch weitere Statuseinträge (1.3, 1.4, 2.1, 2.2 ...) erweitert werden.

4) Wie erfolgt die Statuszuordnung?

Beim Sichern eines Auftrages wird der Auftragsstatus automatisch gesetzt. Wurde als Zahlungsart z. B. Vorkasse gewählt so erhält der Auftrag den Status [3] Warten auf Zahlung. Bei Nachnahme erfolgt direkt die Zuordnung von Status [5] Freigabe Versand. Wird z. B. bei einem Auftrag per Vorkasse ein Zahlungseingang (siehe: Zahlungseingänge) vermerkt, wechselt auch hier der Status auf [4] Warten auf Ware bzw. [5] Freigabe Versand.

5) Auftragsstatus sinnvoll verwenden

Soll ein Auftrag erst dann für den Versand freigegeben werden, wenn genügend Ware auf Lager ist, muss im Menü Aufträge > Einstellungen > Grundeinstellungen > Warenbestand die Option Statuswechsel auf [4] statt [5], wenn Warenbestand fehlt auf JA gesetzt werden. Dann verbleiben Aufträge so lange im Status [4] Warten auf Ware, bis genügend Ware eingebucht wurde. Dies hat den Vorteil, dass Sie nur Lieferscheine und Rechnungen von Aufträgen erzeugen, welche Sie auch abwickeln können.

Besonders hilfreich ist die Arbeit mit den Auftragsstatus im Bereich Aufträge > Fulfillment. Dort werden u.a. Rechnungen erstellt. Die Selektion erfolgt ganz einfach anhand der jeweiligen Status.

Denkbare Aktion hierzu: Erstelle Rechnungen von allen Aufträgen mit Status [5] Freigabe Versand und setze dabei den Status auf [6] Gerade im Versand. Im Folgeschritt könnten nun Versandlabel erstellt werden, von allen Aufträgen im Status [6] etc.

6) Besondere Auftragsstatus 5.1 und 7.1

Die Auftragsstatus [5.1] Abwicklung extern und [7.1] Auftrag exportiert wurden eingeführt, um den Datenaustausch mit Anwendungen von Drittanbietern regeln zu können.

Status 5.1: Soll Fakturierung und Fulfillment nicht mit plentyMarkets, sondern mit einer externen Lösung durchgeführt werden, so sind alle Aufträge während des Exports auf den Status [5.1] zu setzten.

Status 7.1: Soll ein Export am Ende der Abwicklung eines Auftrages, bei Status [7] Warenausgang gebucht stattfinden, so ist der Status [7.1] zu setzen.

7) Bezeichnungen ändern und Status-Einträge erweitern

Im Menü Aufträge > Einstellungen > Auftragsstatus können Sie die Bezeichnungen für Auftragsstatus anpassen. In der Spalte Standard-Bezeichnung sind die System-Bezeichnungen zu finden, die fest hinterlegt sind. In der Spalte Eigene Bezeichnung können Sie die Einträge ändern sowie weitere Bezeichnungen für zusätzliche Auftragsstatus eintragen, diese werden dann in Ihrem plentyMarkets-System anstelle der Standard-Bezeichnungen bzw. zusätzlich angezeigt.

Sichtbarkeit der Auftragsstatus

Grundsätzlich wird der Inhalt der Spalte Eigene Bezeichnung angezeigt. Wird der Text der Spalte Eigene Bezeichnung leer gelassen bzw. gelöscht, wird

  • die Standard-Bezeichnung angezeigt (wenn vorhanden)
    oder
  • wenn unter Standard-Bezeichnung kein Eintrag vorhanden ist, der jeweilige Auftragsstatus in Ihrem System nicht mehr angezeigt.

Bild 2: Menü Auftragsstatus