Fulfillment

Aufträge > Einstellungen > Fulfillment

Themen bzw. Einstellungen dieses Kapitels:

1) Einstellungen für Dokumente anpassen

2) Dokumentenvorlage erstellen

3) Nummernkreise

4) Optionale Aktionen

5) Steuerrechtliche Informationen zu Lieferungen ins Ausland

6) Differenzbesteuerte Artikelpositionen in Dokumenten

7) FAQ

Wenn Sie Einträge, Einstellungen oder Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie vor Verlassen eines Bereichs jeweils auf das Speichern-Symbol, um Ihre Konfiguration zu sichern.

1) Einstellungen für Dokumente anpassen

In plentyMarkets sind bereits detaillierte Voreinstellungen für folgende Dokumente enthalten:

• Rechnung
• Lieferschein
• Gutschrift
• Auftragsbestätigung
• Angebot
• Nachbestellung
• Mahnung
• Rücksendeschein
• Gelangensbestätigung

Diese bereits vorhandenen Einstellungen bzw. die Einträge unter Name bzw. Feldname können Sie hier individuell bearbeiten bzw. anpassen (Listen und Adresslabel im Format PDF ausgenommen) sowie durch Hinweistexte ergänzen, die durch Bedingungen gesteuert automatisch eingesetzt werden. Nach den von Ihnen vorgenommenen Einstellungen erzeugt das System dann die Inhalte der entsprechenden Dokumente, z. B. Rechnungen. 

Neben den Pflichtelementen gibt es steuerrechtliche Hinweise sowie Zahlungshinweise, die den Einstellungen entsprechend konfiguriert werden müssen. Zu steuerlichen Einträgen bzw. Einstellungen fragen Sie bitte Ihren Steuerberater.

Bild 1: PDF-Dokument auswählen

Ein Dokument bearbeiten:

1. Wählen Sie eine Sprache aus, z. B. "de" für Deutsch.
2. Wählen Sie nun im nächsten Auswahlfeld das Dokument aus, das Sie bearbeiten möchten, z. B. Rechnung.
   ⇒ Die Bearbeitungsseite Einstellungen Dokument "de" Rechnung wird angezeigt.
3. Nehmen Sie die Einstellungen vor.
   ⇒ Beachten Sie die nachfolgenden Erläuterungen zu den Einstellungen in diesem Kapitel!
4. Klicken Sie anschließend auf das Speichern-Symbol um die Einstellungen zu sichern.
5. Klicken Sie neben dem Speichern-Symbol auf das Vorschau-Symbol, um sich eine Vorschau des Dokuments anzeigen zu lassen.

Wenn Sie bereits während der Bearbeitung gelegentlich eine Vorschau erzeugen, können Sie die Gestaltung der Dokumente ggf. besser steuern.

Die Erzeugung der eigentlichen Dokumente, z. B. einer Rechnung, ist im Kapitel Aufträge / Fulfillment beschrieben.

Grundeinstellungen

In diesem Bereich konfigurieren Sie die grundlegenden Einstellungen für das Dokument:

• Die Schriftart,
• ob die Dokumentenvorlage nur auf Seite 1 oder auf allen Seiten angewendet werden soll,
• den Aufbau der Anschrift
  und
• ob die Währung des Auftrags oder die Standard-Währung eingesetzt werden soll.

Seitenränder

Diese Angaben sind wichtig für den automatischen Seitenumbruch und die Positionierung von Fließtext, außerdem für die Positionierung der Dokumentenvorlagen (siehe Abschnitt 2).

Unterer Seitenrand

Der untere Seitenrand wird für Fulfillment-Dokumente nur für Seiten beachtet, die mit einer Dokumentenvorlage hinterlegt werden. Dies ist, je nach Einstellung der Option Dokumentenvorlage im Bereich Grundeinstellungen eines Dokuments, entweder nur die erste Seite oder alle Seiten.

Positionierung der Pflichtelemente

Pflichtelemente sind Inhalte, die auf jeden Fall angezeigt werden müssen. Die Positionierung auf der Dokumentseite erfolgt mittels Koordinateneingabe, wobei in den Grundeinstellungen bereits Standardwerte festgelegt sind, die jedoch geändert werden können. Ergänzen Sie die noch fehlenden Einträge. Auch hier können Sie die Einträge in den Feldern Name bzw. Feldname nach Ihren Wünschen editieren.

Koordinaten

Die Werte orientieren sich am Koordinatensystem mit X- und Y-Achse. Die X-Achse verläuft von links nach rechts und die Y-Achse von oben nach unten, d.h. die Nullwerte liegen folglich links bzw. oben.

Beispiele für die Positionierung

Ein Feld, das links oben positioniert wird, ist das Adressfeld. Es hat z.B. die Koordinaten X = 20 (mm), Y = 55 (mm). Sie können sich für alle Felder, die links beginnen sollen, am Seitenrand orientieren.

Mittlere Felder, die rechts positioniert werden, sind neben dem Datum z.B. die Auftrags- und die Kunden-ID. Diese haben z.B. die (gleichen) X-Koordinaten 146 (mm) und 170 (mm), d.h. der Feldname beginnt bei 146 mm und der jeweilige Wert, z.B. das Datum, bei 170 mm.

Ein Feld, das rechts unten positioniert wird, z.B. die Seitenzahl, hat z.B. die Koordinaten X = 180 (mm), Y = 286 (mm).

Erläuterungen zu den Optionen:

Eintrag/Einstellung	Erläuterung
Adressfeld	Positioniert das Feld, in dem die Anschrift des Kunden angezeigt wird.
Dokumentname/-nummer	Wählen Sie eine Bezeichnung, z. B. Rechnung bzw. Rechnungs-Nr.
Datum	Aktuelles Datum des Dokuments.
Bestelldatum	Datum der Bestellung.
Währung	Das Feld zeigt die Währung, wie in den Grundeinstellungen hinterlegt (s. oben).
Order-ID	Auftrags-ID (Kennziffer) einer Bestellung.
Kunden-ID	Kunden-ID (Kennziffer) des Käufers.
Herkunft	Herkunft der Bestellung (Webshop, eBay API, ...) siehe Aufträge > Einstellungen > Auftragsherkunft
Zeichen Kunde	Zeigt an, was im gleichnamigen Feld in der Auftragseinstellung hinterlegt wurde.
Kundenklasse	Hier wird die ID der Kundenklasse angezeigt.
FiBu Konto	Zeigt den Debitor an, der in den jeweiligen Kundendaten unter Debitoren-Konto eingetragen ist.
USt.-IdNr.	Umsatzsteuer-Identifizierungsnummer
Seitenzahl	Dieses Feld ist sinnvoll, wenn Ihre Rechnungen in der Regel mindestens 2 Seiten umfassen.

Tab. 1: Pflichtelemente eines Dokuments

Kunden-Freitextfelder

In diesem Bereich können Sie weitere Textfelder benennen und mit Hilfe der Koordinatenfunktion im Dokument positionieren.

Spalten Artikelpositionen

Im Bereich Spalten Artikelpositionen erfolgt die Positionierung der Einträge in der Kopfzeile der Artikeltabelle. Zu jeder verfügbaren Spalte muss ein Feldname, also die Bezeichnung, die in der Kopfzeile angezeigt werden soll, eingetragen werden. Die Feldnamen werden nur angezeigt, wenn bei Position ein Wert gewählt wurde. Verbleibt dort die Auswahl auf "---", wird diese Spalte nicht angezeigt. Sie können mit der Option Position die Reihenfolge für die Anzeige der Feldnamen in der Kopfzeile wählen.

Spaltenbreiten

Die Spalte Artikelbezeichnung bricht automatisch bei Bedarf in eine neue Zeile um. Alle anderen Spalten haben diese Funktionalität nicht, weswegen die Spaltenbreiten entsprechend breit genug gewählt werden müssen. Die Spaltenbreite muss in mm eingegeben werden.

Sie können hier die Parameter aktivieren, die im betreffenden Dokument angezeigt werden sollen:

Bild 2: Artikelpositionen auswählen

Die Optionen, wie z.B. externe Artikel-ID müssen beim Artikel hinterlegt sein.

Summen

Unterhalb der Artikelpositionen werden bei allen Dokumenten außer dem Lieferschein die Summen (Zwischensumme, Rechnungsbetrag, ...) aufgelistet. Dort muss ebenfalls jeweils ein Feldname angegeben werden, um die jeweilige Summenanzeige zu aktivieren.

Zwischensumme auf jeder Seite

Die Option Zwischensumme (netto, gesamt) zeigt die Nettosumme der Artikel am Ende der Rechnung an.

Die Option Zwischensumme (netto, jede Seite, ohne letzte Seite) zeigt die Nettosumme der Artikel seitenweise an, das heißt, dass bei mehrseitigen Dokumenten auf jeder Seite (außer der letzten Seite) die jeweils aufgelaufene Summe aller bisherigen Artikel als Zwischensumme angezeigt wird. Das jeweilige Dokument muss dazu aus mindestens zwei Seiten bestehen.

Die Option Zwischensumme (Differenzbesteuerung) addiert nur Summen, die der Differenzbesteuerung unterliegen. 

Optionale Elemente

An dieser Stelle können Elemente ausgewählt werden, die nicht in jedem Fall zwingend erforderlich sind (z. B. Barcode der Order ID, Herkunft des Auftrags).

Optionale Elemente unter Artikelpositionstabelle

An dieser Stelle können Sie auswählen, welche Elemente unter der Artikelpositionstabelle auf der Rechnung erscheinen sollen.

Erläuterungen zu den Optionen:

Eintrag/Einstellung	Erklärung
Schriftgröße	Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die von Ihnen auf der Rechnung gewünschte Schriftgöße aus.
Zahlungsziel	Stellen Sie durch Auswahl von JA oder NEIN ein, ob eine Option auf der Rechnung erscheint, oder nicht. Wenn Sie hier JA auswählen, müssen Sie auch ein Zahlungsziel in Tagen auswählen. Verfahren Sie analog mit den danach folgenden Punkten.
Steuerrechtlicher Hinweis 1	Wählen Sie zunächst die von Ihnen gewünschte Schriftgröße aus und dann zwischen Normal und Fett für den Schriftschnitt. Im darunterliegenden Textfeld können Sie jeweils den von Ihnen gewünschten steuerrechtlichen Hinweis eintragen.
	Dieser Hinweis wird bei einer Lieferung in die EU bei vorliegender USt.-IdNr. ausgegeben. Die Formulierung nach deutschem Recht kann hier z. B. wie folgt lauten: Innergemeinschaftliche Lieferung gemäß §4 Nr. 1b in Verbindung mit §6 a UStG.
Steuerrechtlicher Hinweis 2	Verfahren Sie bei den Einstellungen analog zu Steuerrechtlicher Hinweis 1.
	Dieser Hinweis wird bei einer Lieferung außerhalb der EU ausgegeben. Die Formulierung nach deutschem Recht kann hier z. B. wie folgt lauten: Ausfuhrlieferung gemäß §4 Nr. 1a in Verbindung mit §6 UStG.
Hinweis Differenzbesteuerung	Verfahren Sie bei den Einstellungen analog zu Steuerrechtlicher Hinweis 1.
	Dieser Hinweis wird ausgegeben, wenn es differenzbesteuerte Positionen im Auftrag gibt.
Zahlungshinweis	Wählen Sie zunächst die von Ihnen gewünschte Schriftgröße aus sowie Normal oder Fett für den Schriftschnitt. Im Dropdown-Menü Zahlungsart wählen Sie eine bestimmte Zahlungsart aus. In dem darunter liegenden Textfeld können Sie dann den eigentlichen Zahlungshinweis für diese Zahlungsart eintragen (siehe Bild 2).
	Der jeweils formulierte Zahlungshinweis ist nicht fest mit der Zahlungsart verknüpft. Ändern Sie z. B. die Auswahl der Zahlungsart im Dropdown-Menü, bleibt der im Textfeld formulierte Hinweis bestehen und wird dann auf die neu ausgewählte Zahlungsart angewendet.

Tab. 2: Optionale Elemente unter Artikelpositionstabelle

Bild 3: Zahlungsart; Hinweis eintragen

Einstellungen kopieren

Da für jedes Dokument ähnliche Einstellungen vorgenommen werden müssen, können Sie Ihren Aufwand reduzieren, indem Sie die Einstellungen eines Dokuments auf ein anderes übertragen.

Der Einstellungsbereich für diese Funktion ist nur sichtbar, wenn Sie ein Dokument ausgewählt haben und dieses angezeigt wird.

Auf diese Weise können beispielsweise die deutschen Rechnungseinstellungen auf den deutschen Lieferschein übertragen werden, wobei dort dann nur noch die nicht benötigten Elemente deaktiviert werden müssen.

Bild 4: Rechnungseinstellungen auf Dokument Lieferschein übertragen

Es besteht aber auch die Möglichkeit, deutsche Rechnungseinstellungen z. B. auf die französischen Rechnungen zu übertragen.

Bild 5: Deutsche Rechnungseinstellungen auf französisches Dokument Rechnung übertragen

Die Option Standardeinstellung (bis Version 4.305: Grundeinstellung) wählen Sie, wenn Sie die vorgenommenen Einstellungen eines Dokuments auf Standardwerte zurücksetzen möchten. Dies kann z. B. sinnvoll sein, wenn Sie Probleme mit den Einstellungen eines Dokuments haben und nicht genau wissen, aufgrund welcher Einstellungen bzw. Änderungen dies aufgetreten ist.

Die Standardwerte sind in jeder Sprache gleich.

Bild 6: Dokument Rechnung auf Standardeinstellung zurücksetzen

Wird die Kopier-Funktion mit der Vorlage Standardeinstellung durchgeführt, werden die vom Benutzer vorgenommenen Einstellungen in dem Dokument überschrieben, auf das die Option Standardeinstellung angewendet wird. Prüfen Sie die Einstellungen des Dokuments, bevor Sie die Funktion durchführen.

Rufen Sie von den jeweiligen Dokumenten über das Vorschau-Symbol ein PDF-Dokument auf und drucken Sie es aus. So können Sie die Eigenschaften der Dokumente vergleichen und besser entscheiden, ob die Kopier-Funktion sinnvoll ist. Passen Sie die Dokumente, deren Eigenschaften kopiert werden sollen, vorher sorgfältig an.

Einstellungen für Dokumente kopieren:

1. Wählen Sie links die Sprache und das Dokument, z. B. Rechnung, von dem die Werte übernommen werden sollen:
2. Wählen Sie rechts die Sprache und das Dokument, z. B. Lieferschein, auf das die Werte übertragen werden sollen:
3. Klicken Sie rechts auf das Kopieren-Symbol.

2) Dokumentenvorlage erstellen

Mit Dokumentenvorlage bezeichnen wir an dieser Stelle das "Briefpapier" Ihres Shops, also eine Seite, die Ihre Firmendaten, Layoutelemente gemäß dem Corporate Design Ihres Unternehmens sowie Ihr Logo enthält. Diese Vorlage wird für das System im PDF-Format benötigt.

Zu den einzutragenden Firmendaten für die Dokumentenvorlage Rechnung gehört auch die Bankverbindung. Wenn Sie mit verschiedenen Bankverbindungen arbeiten, z. B. in Zusammenarbeit mit Payment-Providern, erstellen Sie Varianten für diese Dokumentenvorlagen. Beispiel: für paymorrow benötigen Sie eine Variante einer Rechnungs-Dokumentenvorlage, diese muss die Bankdaten von paymorrow enthalten.

Wenn Sie noch nicht über ein solches Dokument verfügen, erstellen Sie ein solches, z. B. mit einem Textverarbeitungsprogramm, mit allen Ihren Firmendaten für eine Geschäftsbrief-Vorlage, inkl. Logo. Erzeugen Sie aus diesem Dokument eine PDF-Datei. Dies ist z. B. sehr einfach über die kostenfreie Office-Anwendung OpenOffice möglich. OpenOffice verfügt über einen direkten PDF-Export (siehe Abbildung).

Bild 7: PDF-Erzeugung

Beachten Sie die maximale Dateigröße für Dokumentenvorlagen von 80 kB. 

Wichtiger Hinweis zur PDF-Erstellung:

Aktuell unterstützt plentyMarkets die PDF-Version 1.4 oder niedriger. Prüfen Sie bitte vor der Erzeugung von PDF-Dokumenten, welche PDF-Version Ihre Software erzeugt. Erzeugen Sie eine PDF-Datei und prüfen Sie dann im PDF-Dokument unter dem Menüpunkt Datei / Einstellungen, in welcher PDF-Version die PDF-Datei erzeugt wurde. Adobe Acrobat 7 erzeugt z. B. standardmäßig PDF-Dateien in der PDF-Version 1.4, sofern keine besonderen Einstellungen vorgenommen wurden.
Prüfen Sie vor der Erzeugung einer Dokumentenvorlage im Druckmenü die PDF-Einstellungen, im Beispiel Adobe Acrobat 7 im Druckmenü: Drucker: Adobe PDF > Button Eigenschaften > Tab Adobe PDF-Einstellungen > Option Standardeinstellungen > Button Bearbeiten > Option Kompatibilität. Sollte hier eine Version höher als 1.4 eingestellt sein, korrigieren Sie die Einstellung auf mindestens 1.4.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die PDF-Datei nun mit einem Dokument, z. B. der Rechnung, zu verknüpfen:

Dokumentenvorlage für ein Dokument hinterlegen:

1. Klicken Sie oben auf den Button Dokumentenvorlage.
2. Der Bearbeitungsbereich Neue PDF Vorlage speichern wird geöffnet.
3. Wählen Sie in der Zeile Vorlage das Dokument aus, das mit der Dokumentenvorlage hinterlegt werden soll.
4. Klicken Sie in der Zeile Datei auf Durchsuchen... und wählen Sie die PDF-Dokumentenvorlage aus. 
5. Klicken Sie auf das Speichern-Symbol, um die Einstellungen zu sichern.
6. Im Bereich PDF Vorlagen wird nun unter Vorlagen Vorschau die Dateigröße angezeigt.
7. Klicken Sie auf das Vorschau-Symbol, um die Dokumentenvorlage mit den Inhalten anzuzeigen.
8. Korrigieren Sie die PDF-Vorlage, wenn sich aufgrund der Positionierung der Inhalte der Dokumente z. B. Überschneidungen ergeben und wiederholen Sie den Vorgang.

Für jede Sprache kann eine eigene Vorlage hinterlegt werden.

Wenn diese Funktion aufgrund eines inkompatiblen PDF-Formats (siehe wichtiger Hinweis oben) nicht ausgeführt wurde, wird auch kein Statuswechsel ausgeführt. 

Bild 8: Dokumentenvorlage; neue PDF-Vorlage laden

Für jede Dokumentenart und jede Sprache kann nur eine Dokumentenvorlage hinterlegt werden. Jede neue Speicherung überschreibt die vorherige. Denken Sie daran, wenn Sie Änderungen an Dokumentenvorlagen vornehmen, die betreffenden Dokumentvorlagen erneut hier hochzuladen und zu speichern.

3) Nummernkreise

plentyMarkets verfügt über die Möglichkeit, verschiedene Rechnungsnummernkreise zu verwalten. Die Selektion erfolgt über das Land des Rechnungsempfängers.

Der Nummernkreis ist ein bis zu 5-stelliger Code, der aus Zahlen und/oder Buchstaben bestehen kann. Er wird der eigentlichen Rechnungsnummer vorangestellt.

Bei Nummer (Startwert) muss die erste Rechnungsnummer eingegeben werden, also die Nummer, die als Startwert festgelegt werden soll. Dies muss nicht zwingend die "1" sein. Wenn Sie z. B. bereits nummerierte Rechnungen im System abgelegt haben, können Sie die Startnummer an die bestehenden Nummern anschließend einstellen.

Soll eine bestimmte Stellenanzahl der Rechnungsnummer eingestellt werden, so ist der Startwert mit führenden Nullen anzugeben (z. B. 00001). Sind bereits Rechnungen mit einer höheren Nummer im System, werden diese verwendet.

4) Optionale Aktionen

Nach der Generierung Ihrer Dokumentenvorlagen können Sie im Bereich Aufträge > Einstellungen > Ereignisaktionen automatische Aktionen einstellen. Interessant ist beispielsweise das Buchen von Warenausgängen beim Rechnungsdruck. Weitere Aktionen, wie das automatischen Versenden von aktionsgesteuerten E-Mails, sind ebenfalls dort einstellbar.

5) Steuerrechtliche Informationen zu Lieferungen ins Ausland

EU-Lieferung

Bei Lieferungen in das europäische Ausland und vorliegender USt.-IdNr. wird die Rechnung automatisch netto ausgestellt. Aus steuerrechtlichen Gründen muss dabei die eigene USt.-IdNr. und die USt.-IdNr. des Kunden auf der Rechnung erscheinen. Ebenfalls muss ein besonderer Hinweistext abgedruckt werden.

Die USt.-IdNr. des Kunden ist als Datenfeld verfügbar (Bereich: Positionierung der Pflichtelemente) und sollte im oberen Bereich Rechnung mittels Koordinateneingabe positioniert werden.

Im Bereich Optionale Elemente unter Artikelpositionstabelle befindet sich das Datenfeld Steuerrechtlicher Hinweis 1, das bei einer Lieferung in die EU bei vorliegender USt.-IdNr. ausgegeben wird.

Beispiel für Deutschland:

Innergemeinschaftliche Lieferung gemäß §4 Nr. 1b in Verbindung mit §6a UStG.

Ausfuhrlieferung

Ausfuhrlieferungen, das sind Lieferungen in ein Land außerhalb der EU, werden ebenfalls netto erstellt. Für diesen Vorgang muss auch ein steuerrechtlicher Hinweistext ausgegeben werden.

Hierfür steht das Datenfeld Steuerrechtlicher Hinweis 2 zur Verfügung.

Beispiel für Deutschland:

Ausfuhrlieferung gemäß §4 Nr. 1a in Verbindung mit §6 UStG.

Die steuerrechtlichen Hinweise können individuell abweichen und sollten mit einem Steuerberater abgeklärt werden.

6) Differenzbesteuerte Artikelpositionen in Dokumenten

Für differenzbesteuerte Artikelpositionen und Summen in Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften gibt es zwei Einstellungen:

1. Zwischensumme für differenzbesteuerte Positionen
2. Hinweis zu den differenzbesteuerten Positionen

Bild 9: Einstellungen zur Differenzbesteuerung vornehmen

Bild 10: Hinweis Differenzbesteuerung

Damit diese Einstellungen greifen und auf den Dokumenten angezeigt werden, müssen Sie zuvor unter Aufträge > Einstellungen > Buchhaltung im Abschnitt 'Standard Umsatzsteuer Steuersätze' die Option Differenzbesteuerung auf einen der vier Steuersätze setzen.

7) FAQ

F1: Ich bekomme bei Vorschau des Dokuments die Fehlermeldung: FPDF error: Unable to find xref table - Maybe a Problem with 'auto_detect_line_endings'.

A1: In diesem Fall wurde die Dokumentenvorlage nicht richtig abgespeichert bzw. gab es einen Fehler beim Exportieren als PDF. Bitte versuchen Sie, die Dokumentenvorlage neu zu erstellen und die Datei neu hochzuladen.